Purwokerto – Rapat Kerja Tahunan Fakultas Kedokteran UGM tahun 2014 yang mengambil tema ”Meningkatkan Kinerja FK dalam Mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi melalui Rencana Strategis yang Terintergrasi dan Bersinergi dengan RS Pendidikan” berlangsung selama tiga hari tanggal 27-29 Januari 2014 di Hotel Aston Purwokerto. Rapat Kerja Tahunan (RKT) 2014 diikuti pengurus fakultas, senat fakultas, kepala bagian, pengelola program studi, ketua pusat kajian dan kluster, direksi RSUP Dr Sardjito dan RS Akademik UGM serta staf kependidikan.
Program team building yang dipandu Prof Tina Alfiatin dan Tim Pecinta Alam Fakultas Psikologi UGM mengawali RKT hari pertama sebagai upaya membangun tim kerja yang solid dan mampu bersinergis melalui sarana berbagai permainan seru seperti ‘binggo’ (untuk keaktifan, keakraban, refleksi), ‘yahoo cha-cha’ (latihan konsentrasi), ‘patung pancoran’ (aturan kelompok & adaptasi diri), ‘serba kekurangan (saling percaya & menguatkan), ‘all stand up’ (membangun kerja sama, latihan kecerdikan & kesabaran, rela berkorban). Permainan yang melibatkan kerja tim tersebut dapat dimaknai bahwa banyaknya jabatan (anggota tim) yang terlibat dalam suatu tim menuntut adanya kerja sama lintas keahlian maupun lintas bagian/unit. Membangun suatu tim membutuhkan proses untuk mencapai tujuan bersama, dibutuhkan berbagai strategi termasuk memotivasi anggota tim agar merasa bangga dalam melaksanakan tugas demi tercapainya tujuan bersama. Kata kuncinya adalah tujuan bersama sehingga ketika terjadi perubahan organisasi (dalam konteks perubahan status UGM dari BHMN menjadi BLU), dengan persepsi yang sama tim bersepakat menentukan tujuan yang selaras dengan perubahan dan kemudian fokus dengan tujuan tersebut. Tim juga harus mampu menunjuk orang yang tepat dalam melaksanakan tugas, karenanya tim harus mengenali potensi, keunggulan maupun kelemahan anggota timnya untuk bersinergi menuju perubahan yang dituju. Kompetisi global memberikan konsekuensi tantangan dan tuntutan internal maupun eksternal yang makin kompleks sehingga perlu saling memahami dalam berorganisasi.
Dalam laporan ketua panitia, dr. Ova Emilia, M.Med.Ed, SpOG(K), PhD menyampaikan tema RKT 2014 cukup unik karena mengintegrasikan perguruan tinggi (FK UGM) dan RS Pendidikan (RSUP Dr Sardjito & RSA UGM). RKT 2014 diharapkan bukan hanya kegiatan rutin namun menjadi agenda fakultas yang bermanfaat dan berkesinambungan sejalan dengan program kerja fakultas melalui 3 kelompok kerja (Pokja) yang dikoordinir Prof dr Laksono Trisnantoro, MSc, PhD (Pokja 1: Renstra dan Struktur Organisasi), dr. Rosadi Seswandana, SpBP (Pokja 2: Key Performance Indicator) dan Prof dr Budi Mulyono, SpPK(K) (Pokja 3: Koordinasi FK dengan RS). Ketiga pokja akan bekerja sampai dengan bulan April/Mei. Keunikan lain dari RKT 2014 adalah untuk pertama kalinya menggunakan moda kereta api sebagai transportasi, dan hal ini diamini beberapa peserta yang sangat antusias menikmati perjalanan Jogja-Purwokerto dengan KA yang menyajikan pemandangan hijau nan segar plus bebas macet. Dekan Prof Teguh Aryandono dalam sambutannya juga sepakat dengan ketua panitia dokter Ova Emilia bahwa RKT 2014 selain untuk merencanakan dan menghadapi perubahan-perubahan statuta juga memberikan nuansa baru dalam rangka memperkuat sinergi FK UGM dan RSUP Dr Sardjito serta RSA UGM.
Setelah menyampaikan sambutan dan membuka resmi RKT FK UGM 2014 dengan pemukulan gong, Prof Teguh memaparkan evaluasi tahun 2013 kaitannya dengan beberapa perubahan seperti Uang Kuliah Tunggal, awalnya fakultas sempat pesimis kemungkinan terjadi defisit ternyata hal tersebut bisa dihindari dan saat ini masih cukup stabil. Sistem keuangan BLU (yang awalnya sempat membuat beberapa pelaksanaan program kerja tersendat) makin ke sini makin baik lebih baik karena lebih terkontrol. BOPTN 2013 penyerapannya masih kurang karena dana baru turun bulan November tapi tahun ini dana sudah tersedia sehingga program kerja bisa dilaksanakan sejak awal tahun. Mengenai statuta, saat ini tugas utama fakultas adalah menerjemahkannya ke dalam RAT. Harapannya adalah aturan universitas, yang akan dijelaskan melalui pemaparan materi dari rektorat dan senat pada hari kedua RKT 2014, tidak menjadi belenggu bagi FK untuk maju.
Evaluasi kinerja bidang akademik tahun 2013 dengan basis renstra adalah 1) menghasilkan lulusan yang unggul dan kompeten, 2) terciptanya sistem pembelajaran yang mampu menjawab tantangan pembelajaran, 3) tercapainya reputasi universitas. Poin pertama tercermin melalui peningkatan jumlah mahasiswa yang berkualitas dan berimbang dari segi kemampuan akademik dan bakat, peningkatan manajemen pendidikan dengan SIA dan jumlah beasiswa yang disalurkan kepada 513 mahasiswa. Review kurikulum untuk menjawab tantangan SKDI 2012 dan menghidupkan kembali CCHC-EP sebagai program unggulan FK UGM merupakan implementasi sistem pembelajaran yang unggul dan inovatif. Poin ketiga dicapai melalui akreditasi PAASCU untuk prodi Pendidikan Dokter, kunjungan benchmarking untuk program double degree dan pokja untuk mendorong ISO bagi seluruh prodi termasuk upaya revitalisasi bank soal dan koordinasi konten rotasi klinik serta evaluasi ketepatan jadwal dan instruktur Skills Lab. Target bidang akademik tahun 2014 untuk prodi Pendidikan Dokter adalah tata kelola RS Pendidikan dan pelaksanaan double degree. Skema double degree pertama menawarkan pelaksanaan kuliah teori dasar ilmu kedokteran di universitas partner (BSc & S.Ked) dan tahap rotasi klinik di UGM. Skema kedua menawarkan perolehan gelar S.Ked dari UGM kemudian lanjut program master satu tahun di universitas partner (MSc) dan kembali lagi ke UGM untuk tahap rotasi klinik. Prodi Ilmu Keperawatan memfokuskan diri pada pelaksanaan akreditasi jenjang studi S1 dan S2 serta pembukaan program Ners khusus bagi staf pendidik di RS. Adapun program studi Gizi Kesehatan menargetkan pembukaan program profesi dan juga akreditasi prodi. Strategi khusus tahun 2014 pembentukan unit pengembangan alat-alat pendidikan bekerja sama dengan bidang keuangan, aset dan sumber daya, serta pembentukan unit layanan kemahasiswaan (terintegrasi S1, S2, S3 dan PPDS).
Evaluasi profil sumber daya manusia FK UGM tahun 2013 antara lain menyorot status kepegawaian kurang dari sepuluh tahun ke depan ada 32 staf yang akan purna tugas sehingga perlu perkiraan waktu rekruitmen staf baru dan jumlahnya. Database SDM sangat penting sehingga dibutuhkan peran semua pihak untuk updating info. Total rasio dosen mahasiswa 1:9, S3 dengan rasio 1:26 dan S1 dengan rasio 1:5. Penyerapan anggaran 2013, 89% dari rencana penerimaan RKAT belum optimal karena efisiensi atau overbudgeting[?]. Disiplin laporan keuangan belum dijalankan dengan baik sehingga pada akhir tahun banyak laporan masih menumpuk. Rencana RKAT Rp293.107.600.940; realisasi Rp259.972.217.980; dana yang digunakan Rp144M. Pemanfaatan dana DIPA untuk gaji/uang makan/tunjangan PNS, sedangkan dana BOPTN untuk seminar penelitian internasional/bantuan publikasi internasional/operasional kendaraan dinas/pengembangan software akademik. Profil DAMAS dijelaskan sebagai berikut: realisasi SPJ terhadap RKAT berdasarkan Simkeu: 40% dan berdasarkan SP3B: 62%. Profil BOPTN 2014: Rp 1.465.443.600 untuk pengadaan bahan praktikum-sarpras, seminar internasional dengan mitra kerja & penyusunan dokumen MoU-WDPPK, AMI Prodi 2014 & ISO KPTU-QA, pendampingan akreditasi BAN PT-PSIK & PSGK. Rencana Penerimaan RKAT Damas 2014 Rp239.683.877.522; masih dibuka untuk perbaikan & usulan RKAT perubahan dengan surplus anggaran 65M. Rencana Kerja bidang keuangan, aset dan sumber daya tahun 2014 berdasar Edaran Rektor No, 257/P/KAI/2014 antara lain restrukturisasi SIMABEKA dan SIMKEU, penggunaan aplikasi SIMKEU, pengeluaran (UMK) harus berdasar BLU dengan jangka waktu SPJ maksimal satu bulan. Kemudian juga rencana umum pengadaan aset, rencana penataan unit bisnis dan sarana prasarana.
Bahasan bidang penelitian, pengabdian masyarakat dan kerja sama meliputi ruang lingkup penelitian dan publikasi serta tim laboratorium terpadu. Jumlah dana penelitian tahun 2013 +45 M dengan kendala teknis administrasi, sedangkan jumlah publikasi internasional sekitar 85 publikasi dengan beberapa temuan antara lain teknik penelusuran publikasi dari FK UGM/RSUP Sardjito masih belum tepat, rasio jumlah dosen dan publikasi terlalu rendah yaitu 0,2 serta perlunya optimalisasi transparansi sistem pemberian penghargaan. Rencana kerja 2014 meningkatkan pelatihan mentoring penulisan, menyediakan mentor & reviewer internal untuk publikasi jurnal internasional, menyediakan bantuan publication fee bagi artikel yang sudah accepted, apabila belum didanai oleh sumber lain, memperbaiki sistem pemberian penghargaan publikasi, prioritas kerjasama dengan universitas yang memiliki jurnal di SCOPUS atau PUBMED dan universitas nasional yang memiliki jurnal nasional terakreditasi. Rencana kerja tim laboratorium terpadu tahun 2014 adalah penyusunan proposal laboratorium terpadu dan reinventarisasi peralatan. Terkait penelitian, sejauh ini Komisi Etik telah mereview 1.220 proposal penelitian dan 8 continuous review, serta mengeluarkan 1.154 ethical clearance. Rencana kerja 2014 online submission untuk permohonan persetujuan etik dan sosialisasi pentingnya ethical clearance.
Hari kedua RKT 2014 menghadirkan narasumber dari universitas (rektorat dan MWA) yang diwakili Prof Iwan Dwiprahasto –Wakil Rektor Bidang Akademik & Kemahasiswaan, dan Prof Hardyanto Soebono yang juga Ketua Senat FK UGM. Kedua narasumber memberikan presentasi mengenai statuta dan regulasi UGM termasuk implikasi bagi universitas dan fakultas. Statuta merupakan peraturan dasar pengelolaan suatu institusi yang digunakan sebagai landasan penyusunan peraturan dan prosedur operasional di UGM. Hirarki peraturan di UGM adalah 1) UU, PP/Prepres, Peraturan Menteri, Keputusan MWA, Peraturan/Keputusan Rektor, Peraturan/Keputusan Dekan 2) UU No. 20/2013 tentang Sisdiknas 3) UU No. 12/2012 tentang Perguruan Tinggi 4) UU No. 20/2012 tentang Pendidikan Kedokteran 5) PP/PerPres. Antara Peraturan MWA dan Permendikbud, (karena) belum semua aspek akademik diberikan sepenuhnya ke MWA jadi selama ini nuansa sentralisasi masih kental. Organ UGM (PP 153 tahun 2000 ps 1) terdiri atas MWA, DA, Rektor, SA, MGB., sedangkan PP 67 tahun 2013 ps 25 mencantumkan (Organ UGM) MWA, Rektor, SA. Senat Fakultas berwenang merumuskan kebijakan fakultas dalam bidang akademik dan non-akademik. Hal yang perlu diatur mengenai fakultas antara lain Organisasi dan Tata Kerja (OTK), jabatan Wakil Dekan; Asisten Wakil Dekan; Manager; Pusat Penelitian/Kajian; Departemen/Jurusan; Divisi/SubDepartemen; Laboratorium. Pegawai UGM terdiri atas dosen dan tenaga kependidikan, sedangkan UU No 5 tahun 2014 menyebutkan bahwa pegawai aparatur sipil Negara (ASN) terdiri atas PNS dan PPPK (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja). Perubahan dari BHMN ke BLU dan sekarang menjadi PTN berbadan hukum (PTNbh), dari sisi hukum PTNbh lebih kuat daripada BHMN karena PTNbh tidak dapat dibubarkan. Posisioning fakultas di statuta adalah merupakan himpunan sumber daya pendukung yang dikelompokkan menurut jurusan atau departemen yang menyelenggarakan dan mengelola pendidikan dalam satu rumpun disiplin ilmu. Penataan prodi di UGM untuk mengurangi duplikasi berimplikasi merger beberapa prodi S1; merger prodi berakreditasi C (karena prodi di UGM minimal harus berakreditasi B); prodi pascasarjana lebih difokuskan pada unggulan multidisiplin. Sistem Alert Akreditasi -Periode dan Status Akreditasi mengacu pada Permendikbud No. 59 th 2012 ps 8 ayat 1,2,3, dan 4 dengan ketentuan yang sama dengan Permendiknas No. 28 th 2005 dan Permendiknas No. 6 th 2010 yang mengatur tahapan yang wajib dilakukan prodi untuk akreditasi. Tahap 1 (Alert 365 hari sbl kadaluwarsa); Tahap 2 (270 hari sebelum kadaluwarsa); Tahap 3 (300 hari sebelum kadaluwarsa). Konsekuensi atas tahapan akreditasi apabila dalam 270 hari sebelum akreditas kadaluarsa prodi tidak ada berupaya menyiapkan borang akreditasi maka ditetapkan sebagai kedaruratan dan akan dibentuk task force. Seleksi Masuk PT diatur minimal 50% dari SNMPTN; 30% SBMPTN dan 20% ujian mandiri.
Mengenai NIDN, universitas akan memfasilitasinya namun tidak setiap saat bisa mengajukan NIDN (satu semester satu kali), dan untuk yang hilang NIDN-nya, universitas akan membantu kroscek dengan sistemnya. Terkait status akreditas keperawatan yang belum diakreditasi oleh BAN PT, hal ini juga masih dibicarakan di level universitas dan [hasilnya] ditunggu sampai hari Jumat. Mengacu pada aturan bahwa program magister wajib memiliki dosen yang berkualifikasi akademik minimum lulusan Doktor, implikasinya adalah pengampu [yang] harus memiliki gelar S3, tetapi team teaching boleh tidak bergelar S3, dan hal ini berlaku sampai tahun 2016.
Sebagai rumah sakit pelayanan, (secara) akademik sebagian dokter (di RSUP Dr Sardjito) belum mendapat SK Dokdiknis dan belum punya jabatan akademis dari FK UGM sehingga terkendala dalam hal kesetaraan jabatan yang mengacu Permendikbud. Spesialis konsultan, menjadi perdebatan yang belum selesai, karena konsultan merupakan clinical privilege yang diberikan oleh kolegium, dan sub-spesialis merupakan satu kesatuan yang tidak bisa terpisahkan. Dosen tamu khususnya dari LN apabila akan menjalankan praktek kedokteran, harus dicek ijazahnya, harus dievaluasi (STR sementara) bagi mereka yang memberikan praktek kedokteran. Beda halnya kalau untuk alih teknologi, sebatas memberikan guiding hanya lewat adaptasi dan sesuai dengan penilaian kolegiumnya.
Diskusi masing-masing pokja dipimpin oleh Prof dr Laksono Trisnantoro, MSc, PhD (Pokja 1: Renstra dan Struktur Organisasi), dr. Rosadi Seswandana, SpBP (Pokja 2: Key Performance Indicator) dan Prof dr Budi Mulyono, SpPK(K) (Pokja 3: Koordinasi FK dengan RS) yang berlangsung dari tanggal 28 siang hingga larut malam. Kemudian pleno pokja dilaksanakan pada hari terakhir RKT, tanggal 29 Januari.
RKT FK UGM 2014 di Purwokerto tidak hanya menyajikan presentasi dan paparan serta diskusi yang serius. Beberapa program seru (ice breaking) disisipkan untuk menciptakan atmosfer rileks, santai, seru sebagai penyeimbang diskusi dan pertukaran ide pada tiap sesi. Dokter Andreasta Meliala dan Doktor Yayi Prabandari mampu mengajak peserta RKT 2014 spontan berjoged cesar dan terlibat permainan seru. Pembagian door prize juga tak kalah seru dengan beberapa hadiah unik tak terduga sehingga mampu membuat para peserta RKT 2014 tertawa lepas, termasuk pemutaran candid camera yang menyuguhkan berbagai foto dan ekspresi unik peserta RKT 2014. Kita tunggu implementasi RKT 2014 bagi kemajuan FK UGM, viva medika! (Sari/IRO)